プレゼンで「結局、これどうなるの？」と言われた日

どーもゆーやです！

あなたは、プレゼンで自分が一生懸命作った資料を説明したのに、相手の反応がいまいち…という経験はありますか？僕は先日、執行役員へのプレゼンで「結局、これどうなるの？」と言われ、自分のプレゼンの組み立て方が根本的にずれていたことを知りました。

この記事では、その日の出来事と、定時後に上司から教わった大切なことをお伝えします。

プレゼン本番で起きたこと

その日、僕は執行役員に向けて、エンジニアとの面談データを纏めてデータベースに登録する新しいシステムについてプレゼンをしました。既存のシステムを入れ替える案件だったので、僕は資料を作り込み、システムの流れや手順を丁寧に説明しました。

ところが、役員の反応は「結局、これどうなるの？」というものでした。

僕はその場で各論を返してしまったのですが、どうもピンと来ていない様子。プレゼンは何とか終わったものの、心の中ではモヤモヤが残っていました。

その日の定時を過ぎた残業時間、上司とAIの話になりました。僕がAIの特性について説明したところ、上司は「結局は、いくらAIがうまく使えても、使う人の思考力が低ければ使いこなせない」と言いました。

そして、ふとこう続けたんです。

「そういえば、今日のプレゼンだけど、伝えている情報と、役員の人が先に知りたい情報が合っていなかったよ。仕事しての手順は分かりやすかったけど、役員の人が知りたいのは、既存のシステムを入れ替えてることで、以前と比べてどう変わるのか知りたいのだから、それを先に伝えたほう良い。」

その瞬間、僕は「あーなるほど」と腹落ちしました。

僕は毎回、プレゼン資料を自分が理解した状態で臨むために作っています。だから今回も、システムの流れや手順を丁寧に整理し、自分の中で納得できる形にまとめました。

でも、役員が知りたいのは「手順」ではなく「効果」だったんです。既存のシステムと比べて、何がどう変わるのか。それを先に、簡潔に伝える必要がありました。

自分が理解するだけではなくて、その次に、相手の立場を考えて、相手が求める情報を簡潔に伝える。このステップが抜けていたんだと気づきました。

上司の指摘を受けて、僕は「部長目線を持たないといけない」と思いました。

相手が何を知りたいのか。相手の立場なら、どの情報を最初に欲しいのか。それを考えた上で、資料の構成を組み立てる。自分が理解するための資料で臨んでしまったのが、今回の失敗でした。

結論から、つまり効果から先に説明できれば良かった。そうすれば、「結局、これどうなるの？」と言われることもなかったはずです。

この日、僕は大切なことを学びました。

プレゼンは、自分が理解した内容をそのまま伝える場ではなく、相手が求める情報を、相手の求める順番で届ける場だということ。手順よりも効果。各論よりも結論。相手の立場に立って、情報を組み立て直す。

AIの話から始まった残業時間の会話でしたが、結局のところ、どんなツールを使っても、使う人の思考力が低ければ意味がない。それはプレゼンでも同じで、どんなに丁寧に作り込んでも、相手目線がなければ伝わらないんだと痛感しました。

次のプレゼンでは、まず「相手が知りたいこと」を先に伝えます。そして、自分が理解するための資料ではなく、相手が理解するための資料を作ります。

今日はそんな感じ！ではまた( ＾∀＾)

相手が知りたい情報を、相手が知りたい順番で伝えることです。自分の理解を整理するだけでなく、相手の立場に立って資料を組み立てましょう。

手順や各論よりも、結論や効果を先に伝えることです。役員は「何がどう変わるのか」「どんなメリットがあるのか」を最初に知りたがります。

無駄ではありません。自分が理解していなければ、相手にも伝えられません。ただし、それをそのまま相手に見せるのではなく、相手目線で再構成する必要があります。